إعداد: لاليت ديا، نائب الرئيس التنفيذي - التدقيق الداخلي إ وإدارة المخاطر في شركة ريسكبرو الهند

Feature3

حرص المهنيون في مجال التدقيق الداخلي منذ عقود على إظهار وتأكيد دور التدقيق الداخلي في إضافة القيمة للمؤسسة. ومع ذلك، فإن هناك حاجة دورية إلى تذكير الإدارة وأصحاب المصلحة الآخرين بهذا الشأن. وقد خضعت عمليات ومنهجيات وتقنيات وأساليب التدقيق الداخلي للتغيير المستمر على مدى فترة من الزمن، بما في ذلك تعريف التدقيق الداخلي. حيث أن هذه التغييرات كانت ضرورية لمواكبة سيناريوهات الأعمال المتغيرة، وقد أظهر المهنيون في التدقيق الداخلي نجاحاً باهراً في موائمة أنشطة التدقيق مع هذه التغييرات.

هذه المقالة هي محاولة لتسليط الضوء على مساهمات التدقيق الداخلي في تحقيق أهداف الشركة. وستحاول المقالة تغطية مساهمات التدقيق الداخلي في مختلف الإدارات / العمليات في الشركة، وخاصة شركات التصنيع. ويجدر الذكر أن تفاصيل القيمة المضافة الموضحة أدناه ليست شاملة ويمكن كتابة المزيد عنها، كما أن المساهمات المضمنة هنا نابعة من خبرتي أثناء عملي مع مجموعات الأعمال المتنوعة في الهند وخارجها.

  1. الموارد البشرية

على الرغم من أن بعض أنشطة هذه الوظيفة لا تخضع للتدقيق بسبب سرية البيانات الشخصية مثل الرواتب ومستحقات الموظفين، إلا أن هناك العديد من المجالات التي يمكن أن تخضع للتدقيق.

وهي كالآتي:

  • الهياكل التنظيمية لكل إدارة وتحديثها مع زيادة أو نقصان الموظفين وتغيير الوظائف والأدوار.
  • التأكد من أن عمليات التوظيف تتم وفقا للميزانية المعتمدة للقوى العاملة. كما أن التأكد من توثيق وتحديث خطط النمو الوظيفي وتوافرها لرؤساء وموظفي الوحدات التنظيمية تعتبر أموراً هامة لتتم مراجعتها وذات قيمة مضافة.
  • تقوم دوائر الموارد البشرية بتوثيق ووضع خطط وجداول زمنية للتدريب بشكل سنوي، إلا انه في كثير من الأحيان لا يتم التقيد بها. إن مراجعة هذه الخطط والبرامج التدريبية بناءً على الطلبات الواردة من رؤساء الوحدات التنظيمية بعد التقييم السنوي لأداء الموظفين ، وإظهار جوانب عدم الالتزام تعتبر من الأمور الهامة التي يجب إبلاغ الإدارة بها وتحتاج إلى اتخاذ إجراءات مناسبة ضمن إطار زمني محدد.

فيما يلي بعض المجالات الأخرى الهامة التي ستقدم عمليات المراجعة والتدقيق عليها قيمة مضافة عظيمة:

  • توثيق وتحديث أدلة التشغيل وسياسات الموارد البشرية والامتثال لها.
  • مراجعة عمليات التعاقد والتعهيد للعمالة والتحقق من فواتير الأجور وفقا لشروط الاتفاق.
  • مراجعة عمليات تسجيل الحضور وتحديثها واستعراضها من قبل موظفي الموارد البشرية المعنيين.
  • تجميع البيانات اللازمة والتحقق منها لمعالجة كشوف الرواتب مثل فقدان الأجور والاقتطاعات من حسابات مختلفة، والتغييرات في تفاصيل الرواتب إلخ.
  • التحقق من الإقرارات والقوائم وغيرها من الوثائق ذات الصلة لضمان الامتثال القانوني. 
  1. المبيعات والتسويق

على الرغم من أن عمل هذه الإدارة ديناميكي جدا والسياسات والقواعد التوجيهية تتغير على نحو متكرر وفقا لمتطلبات التسويق، لا يزال بإمكان التدقيق الداخلي أن يلعب دورا محوريا ليس فقط بالتأكد من عدم إساءة استخدام السياسات ولكن أيضا بتقديم توصيات ذات صلة.

يمكن للتدقيق الداخلي أن يسلط الضوء على الأنشطة وطرق تسويق المنتجات/الخدمات غير الملائمة مثل وضع لوحات إعلانية لمنتجات راقية ومتميزة في مجتمعات سكنية لذوي الدخل المنخفض أو القيام بعروض ترويجية لمنتجات وسلع استهلاكية خلال أيام الأسبوع.

إن أكبر تراجع للشركة قد يحدث عندما يتم القيام بأنشطة تسويقية واسعة النطاق وعدم توفر منتجات بيع بالكميات المطلوبة. هنا يمكن للتدقيق الداخلي وبشكل استباقي أن يعمل على إبراز ھذا السیناریو للإدارة استنادا إلی المبیعات المتوقعة مقارنة مع المخزون المتاح.

يمكن للتدقيق الداخلي أن يساهم إلى حد كبير من خلال إجراء تدقيق متزامن للتطبيق الصحيح للخصومات والحوافز الأخرى، والتحديث في الوقت المناسب للتغييرات التي تتم على السياسات التجارية في النظام. وكذلك من خلال تثبيت الأسعار مع مراعاة الهوامش المدرجة في الموازنة والتعديل في الضرائب، وما إلى ذلك.

دائما ما يكون فريق المبيعات تحت ضغط العمل وذلك لتحقيق مستهدفات المبيعات الدورية.  ويمكن أن تكون أسوأ حالة تمر بها الشركة عندما يتم تقديم خصومات وحوافز في وقت متوقع مثل الأسبوع الأخير من الشهر.  فسوف ينتظر الزبون ويحجز طلبه فقط خلال تلك الفترة.

في إحدى الحالات ، قمت بإبلاغ المدير العام لشركة ما أن منتجا ذا 250 غرام كان يعبأ في صندوق تعبئة سعة 500 غرام وذلك لأن الفريق كان تحت ضغط المبيعات، ولم يكن صندوق الـ 250 غرام متاحا في المخزون وقتها. هذا التجاوز البسيط من وجهة نظر فريق المبيعات ، يمكن أن يكون قد أثر على قيمة العلامة التجارية للمنتج، وأيضا كان يمكن طرح تساؤلات حول الحوكمة الرشيدة.

  1. المشتريات

لطالما كانت أنشطة وعمليات هذه الدائرة عرضة لمخاطر عالية من الاحتيال.  ويمكن أن تبدأ هذه من عملية تحديد الكميات المراد شراؤها.  ویمکن للتدقيق الداخلي أن يشمل المجالات الحيوية التالیة ضمن أنشطة التدقيق المنتظمة – الحفاظ على العدد المطلوب من الموردين المعتمدین وفقاً لتصنيف الفئة “أ” والفئة “ب” للمنتجات ، والحصول على عروض أسعار من هؤلاء الموردين فقط ، في الاستثناءات تتم الموافقة من قبل السلطات العليا.

  1. الامتثال إلى مصفوفة الصلاحيات المعتمدة للموافقة على أوامر الشراء والتعديلات على أي شروط ، بما في ذلك الكميات.
  2. التحقق من تصنيف الموردين وفقا للمعايير والقواعد التوجيهية المعتمدة واتخاذ الإجراءات المطلوبة وفقا للسياسة.
  3. إغلاق أوامر الشراء، التي على حسبها تسلم الكميات في النظام، والتي قيد الإجراء، ولا تبقى مفعلة لمدد طويلة ، يمكن أن تستخدم مثل هذه الأوامر المفتوحة لأغراض الاحتيال. كما يمكن أن تسهم فعالیة عملیات المشتریات في خفض تكلفة الإنتاج وتعزيز الربحية بشکل کبیر وباستطاعة التدقيق الداخلي توكيد ذلك.
  1. ضمان ومراقبة الجودة

إن إدارة ضمان ومراقبة الجودة لا تضمن اتباع سير العمليات فقط ، بل تضمن أيضا أن المخرجات تسير وفقا لمعايير الجودة المحددة.   ویمکن أن يلعب التدقيق الداخلي دورا عن طریق التحقق من أن جمیع إجراءات العمل القیاسیة لضمان الجودة ومراقبتها یتم تحدیثها، ویتم مراجعة معاییر الجودة الموثقة علی النحو المحدد.  وكذلك أن تسهيلات الموردين المعتمدين تخضع للتدقيق کما ھو مقرر ولا یمکن إدراج أي موردين في القائمة المعتمدة دون موافقة ضمان الجودة، وأن معايرة أدوات ومعدات الاختبار تتم كما كان مجدول.

وعلى الرغم من أن قسم ضمان الجودة يحدد خطة التدقيق السنوية الخاصة به، لكن العديد من هذه المجالات التي تتعلق بالجوانب المالية والمحاسبية يمكن للتدقيق الداخلي إخضاعها لمزيد من المراجعة.  ويمكن أن تشمل هذه الأمور تحديد المخزون المنتهي صلاحيته أو القريب من الانتهاء ، وتكرار استلام المنتجات دون المستوى المطلوب الواردة من المورد المعتمد، وعدم تطابق معايير الجودة للمنتجات المقدمة من الموردين مع تلك التي تضعها إدارة مراقبة الجودة وما إلى ذلك.

  1. صيانة المنشأة

يبدو للوهلة الأولى أن التدقيق الداخلي لا يمكنه إضافة قيمة في مجال فني أكثر عنه إجرائي ، ولكن الحقيقة هي أنه من النادر أن يوجد أي أنشطة وعمليات لا تخضع للتدقيق.  ويمكن للصيانة الفعالة للمصنع أن تضمن تحقيق أهداف الإنتاج التي سوف تؤدي في النهاية إلى توفير كبير في تكلفة المنتج.

يمكن للتدقيق الداخلي التحقق من الصيانة من بطاقة السجل التاريخي للآلة، والحفاظ على المخزون للقطع الهندسية الهامة، والتقيد بالجدول الزمني للصيانة الوقائية، والاستخدام الفعال والأمثل للأدوات  الهندسية والآلات وما إلى ذلك.

كما يمكن للتدقيق الداخلي أن يعمل على تحليل المصاريف المرتفعة التي تتكبدها الشركة على صيانة آلة ما والتي قد تكون بسبب استخدام قطع غيار دون المعيار المطلوب أو بسبب عدم اتباع عمليات صحيحة للصيانة الوقائية.

القسم الهندسي هو المسؤول عن جودة الخدمات المقدمة من قبل مقدمي الخدمات الخارجية للقطع الهندسية ويمكن للتدقيق الداخلي استعراض ما إذا كان يتم ضمان ذلك عن طريق إجراء فحص الجودة واختبار المواد قبل استخدامها في خط الإنتاج.

  1. التخطيط الإنتاجي والإنتاجية

يلعب التخطيط الإنتاجي دورا هاما في تلبية التوقعات ويخضع للمراقبة المستمرة والمراجعة والتعديل.  لذا يتعين على التدقيق الداخلي فهم تعقيد مختلف الافتراضات والحقائق والبيانات أثناء مراجعة عمليات التخطيط الانتاجي.  يتم التخطيط الإنتاجي بشكل ربعي وشهري وأسبوعي وحتى على أساس يومي. ویمکن للتدقيق الداخلي أن يدقق ما إذا کان التخطیط الإنتاجي یجري علی أساس المتطلبات المتوقعة/ الفعلية، کما ينطبق ذلك على قسم المشتریات لتخطیط المواد.

ويمكن للتدقيق الداخلي أيضا أن يدقق في الاستخدام الأمثل للقدرات الإنتاجية بترشيد حجم دفعة الإنتاج.  إن إشراك القوى العاملة، الدائمة والمتعاقد معها، هو أيضا جزء من التخطيط الإنتاجي، وينبغي أن يتم ذلك بدقة لتفقد تكلفة العمالة.

  1. ترشيد الموارد

في أي شركة تصنيع هناك المرافق الفرعية والمرافق التي هي جزء لا يتجزأ من عمليات الإنتاج. وستعزز الفعالية التي تستخدم بها هذه المرافق من فعالية الإنتاج.  وتشمل هذه المرافق المواقد، ومولدات الديزل، وأنظمة التبريد إلخ.

يمكن للتدقيق الداخلي أن يتحقق، على نحو دوري، من قيام المسؤولين بإجراء الصيانة الوقائية كما هو مخطط لها، والحفاظ على جرد القطع الهامة ، واستهلاك الوقود والمخرجات وفقا للمعايير. وأيضا، يمكنهم التحقق من تطبيق جميع تعليمات الامتثال القانوني لهذه المرافق وأنه يتم إبراز الشهادات المطلوبة في الأماكن المناسبة.

وحتى تدقيق سجلات استغلال القدرات الاستيعابية، بالمقارنة مع القدرة الإنتاجية المستغلة، يمكن أن يسلط الضوء على مدى استغلال المرافق بالزيادة أو النقصان ، وهذا الأمر له آثاره الخاصة به.

8.                                                                                                                                                                                   التخزين

يتم أخيرا تخزين المنتجات النهائية في المخازن بعد الانتهاء من جميع العمليات، بما في الجهد المبذول من القوى العاملة المباشرة وغير المباشرة وإنفاق جميع أموال أصحاب المصلحة. وبالتالي فمن المهم جدا أن تعمل هذه المخازن دائما وفقا للمعايير.

يمكن للتدقيق الداخلي التحقق من أن ظروف التخزين تكون وفقا لمتطلبات المنتج وتخضع للمراقبة بشكل مستمر ، والتأكد من وجود ضوابط تمنع وصول الأشخاص غير المصرح لهم للمخزن ،كما أن التحقق من تخزين المنتجات في مواقع محددة، وصيانة معدات المخازن والتعامل المناسب معها هي بعض الأمور التي يمكن أن يفحصها التدقيق الداخلي بشكل دوري. وعلاوة على ذلك، مراجعة والتحقق من أن جميع معدات إطفاء الحريق وأجهزة الإنذار تعمل بنجاح وكما ينبغي.

الخلاصة

المجالات التي يمكن للتدقيق الداخلي أن يقدم لها قيمة مضافة تشمل مجالات هامة عديدة أكثر بكثير من أن يتم شمولها في مقال واحد كهذا، ويتعذر إدراجها ككل ،  ویمکن للتدقيق الداخلي أن يدعم المجالات الهامة الأخرى مثل فعالیة إطار إدارة المخاطر المؤسسية، والمجالات المالیة والمحاسبية والقانونية والضرائب والامتثال الاستراتیجي، إلخ.

يمكن لوظيفة التدقيق الداخلي، بسبب موقعها الفريد في المؤسسة، أن تلعب أدوارا متعددة في كل جانب من جوانب عملها سواء كان ذلك دور التحقق من الامتثال أو دور التحقيق، أو المراجعة أو الاستشارة والمساعدة.  ویتعین منح وظيفة التدقيق الداخلي المكانة والصلاحيات الملائمة للقيام بدورها علی نحو فعال.  كما يطلب من المدقق الداخلي المعتمد أن تكون لديه دوافع ذاتية وتحليلية وأن يكون دائما مضطلعا على مستجدات الأعمال وتداعياتها وقادرا على إجراء تقييمات موضوعية.

وأخيرا، إذا كانت الإدارة تعتبر، بل في واقع الأمر، أنشأت وظيفة التدقيق الداخلي باعتبارها داعما هاما، يمكن للتدقيق الداخلي أن يوائم أنشطته مع أنشطة الأعمال بشكل

فعال وأن يقدم الدعم اللازم.