إعداد: عارف زمان (FCCA, CIA, CISA, CPA, CFE)، رئيس التدقيق الداخلي بشركة إعمار للصناعات والاستثمارات في دبي، الإمارات العربية المتحدة


8 simple steps

 

كنت محظوظاً بما لديّ من خبرة في إنشاء دوائر للتدقيق الداخلي في عدد من أرجاء العالم.

طلب مني اثنان من رواد التدقيق الجدد مساعدتهم في تأسيس دائرة التدقيق الداخلي. وبناءً على تجربتي الشخصية، أود توضيح منهجيتي ومشاركة تجربتي ضمن الخطوات التالية:

الخطوة الأولى: دعم مجلس الإدارة والإدارة العليا – وهو العنصر الأكثر أهمية قبل إنشاء أي وظيفة، وخاصة التدقيق الداخلي. يحتاج المدققون الداخليون إلى أقصى درجات الدعم من الإدارة العليا ومجلس الإدارة في إنشاء دائرة التدقيق الداخلي. وبمجرد الحصول على هذا الدعم، سيكون من السهل اعتماد أطار العمل والهيكل التنظيمي ،  مما سيسمح للمدققين الداخليين بالحفاظ على استقلاليتهم وموضوعيتهم.

الخطوة الثانية: فهم مجريات الأعمال – من المهم للغاية أن تكون على دراية بثقافة وطبيعة نشاط الشركة. فهذه تعطي فكرة عامة حول وعي الشركة بالمخاطر وبيئتها الرقابية؛ وعليه، يمكن للمدقق الداخلي تحديد طريقة تعامله مع إطار دائرة التدقيق الداخلي.

الخطوة الثالثة: الهيكل التنظيمي – يعتبر الهيكل التنظيمي لدائرة التدقيق الداخلي أمراً بالغ الأهمية. بعض الأسئلة المهمة التي يجب التفكير فيها هي أين ستندرج دائرة التدقيق الداخلي ضمن الهيكل التنظيمي، ولمن سترفع تقاريرها؟ من سيكون له قرار توظيف أو فصل المدققين الداخليين وما شابه؟ من أجل الحفاظ على الاستقلالية، يجب على دائرة التدقيق الداخلي أن تقدم تقاريرها إلى لجنة التدقيق أو إلى مجلس الإدارة مباشرة.

الخطوة الرابعة: ميثاق لجنة التدقيق – بمجرد تحديد الجهة  التي ترفع لها التقارير، يتم تطوير ميثاق لجنة التدقيق لتحديد دور ومسؤوليات اللجنة. ويتم اعتماد الميثاق من قبل المجلس.

قالب-نموذج ميثاق لجنة التدقيق متاح على موقع معهد المدققين الداخليين العالمي (The IIA).

الخطوة الخامسة: ميثاق التدقيق الداخلي – الوثيقة المحورية الثانية بعد ميثاق لجنة التدقيق هي ميثاق التدقيق الداخلي، الذي يحدد دور ومسؤوليات دائرة التدقيق الداخلي. يجب اعتماد ميثاق التدقيق الداخلي من قبل لجنة التدقيق.

قالب-نموذج ميثاق التدقيق الداخلي متاح على موقع معهد المدققين الداخليين العالمي (The IIA).

الخطوة السادسة: السياسات والإجراءات – وفقًا للإطار المهني الدولي لممارسة أعمال التدقيق الداخلي (IPPF)، يجب على رئيس التدقيق الداخلي تطوير سياسات وإجراءات التدقيق الداخلي لتنظيم أنشطة التدقيق وتوحيدها وتوثيقها. يجب أن تغطي السياسات العمليات التالية على سبيل المثال لا الحصر؛ الخطة السنوية للتدقيق، وعملية الموافقة، وخطة مهمة التدقيق، وتنفيذ مهام التدقيق، وإعداد تقارير التدقيق، وسبل المتابعة، وتقديم التقارير إلى مختلف أصحاب المصلحة، وضمان الجودة، إلخ. يجب أن تعتمد السياسات والإجراءات من لجنة التدقيق.

الخطوة السابعة: الميزانية – يجب أن تعتمد لجنة التدقيق ميزانية دائرة التدقيق الداخلي، بما يكفي لاستقطاب المواهب الجيدة وتوفير الموارد اللازمة لدائرة التدقيق الداخلي للقيام بمهامها الوظيفية.

الخطوة الثامنة: سبل الاتصال مع الإدارة العليا ومختلف الدوائر – يجب أن تجتمع دائرة التدقيق الداخلي مع الإدارة ورؤساء الأقسام الآخرين لتطوير فهم للأعمال والمهام التشغيلية. ستمكّن كافة الإدارات الأخرى، وخاصةً خط الدفاع الثاني، دائرة التدقيق الداخلي للعمل معاً من خلال الاستفادة من خبراتها في الربط بين مختلف العمليات داخل المؤسسة. قد يساعد هذا التفاعل أيضاً في تطويرعالم التدقيق وتنفيذ تقييم المخاطر.

بمجرد استيفاء الشروط المذكورة أعلاه، يمكن لدائرة التدقيق الداخلي أن تبدأ بإجراء تقييم سنوي للمخاطر، ووضع خطة تدقيق سنوية، وتقديمها إلى السلطة المختصة للموافقة عليها وتنفيذ عملية التدقيق وفقاً للخطة.